Kontakt
pokój 7 i 24
piętro Parter
tel. 065 549-60-71 , wewn. 48, 66, 31
fax 065 549-69-77
Referat Organizacyjno - Prawny/Biuro Obsługi Klienta
Stanowisko ds. obsługi klienta
1. Przyjmowanie interesantów/klientów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem Gminy, Zastępcą Wójta Gminy lub Sekretarzem Gminy bądź kierowanie ich do właściwych referatów.
2. Prowadzenie Biura Obsługi Klienta, a w szczególności:
1) tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu,
2) udzielanie pełnej informacji w zakresie:
a) rodzaju, miejsca i trybie załatwiania spraw,
b) danych. o gminie (charakterystyka, statystyka, układ komunikacyjny itp.),
c) organizacji władz gminy tj. układ organizacyjny, struktura urzędu, jednostek organizacyjnych, pomocniczych,
d) wysokości opłat i podatków lokalnych,
3) dostarczanie klientom zestawu ujednoliconych formularzy,
4) udzielanie pomocy klientom w wypełnianiu formularzy z katalogu usług świadczonych przez Urząd.,
5) sprawdzanie kompletności składanych wniosków,
6) udzielanie pomocy osobom niepełnosprawnym w załatwianiu spraw w Urzędzie.
3. Prowadzenie ewidencji katalogu świadczonych usług oraz kart informacyjnych w Urzędzie i ich aktualizację we współpracy z kierownikami Referatów i pracownikami samodzielnych stanowisk pracy.
4. Współpraca z Gminnym Ośrodkiem Kultury w zakresie promocji gminy.
5. Obsługa kserokopiarek, fax-su, centrali telefonicznej, niszczarki, bindownicy, gilotyny, frankownicy.
6. Dbanie o wygląd wizualny tablicy ogłoszeń zamieszczonej w holu przy klatce schodowej (wejście główne).
7. Prowadzenie bieżącej aktualizacji:
1) wykazu stanowisk w referatach (referat, nazwisko pracownika, stanowisko, nr pokoju, nr telefonu, adres @),
2) wykazu jednostek organizacyjnych (nazwa jednostki, adres, nr telefonu, adres @)
3) wykazu jednostek pomocniczych ( nazwa sołectwa, sołtys, nr telefonu, adres @)
8. Obsługa programów: użytkowych, LEX.
9. Przyjmowanie interesantów/klientów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem Gminy, Zastępcą Wójta Gminy lub Sekretarzem Gminy bądź kierowanie ich do właściwych referatów.
10. Kierowanie sekretariatem Urzędu Gminy poprzez:
a) Zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej i elektronicznej,
b) Obsługę elektronicznej skrzynki podawczej, faksu, kserokopiarki, skanera oraz innych urządzeń biurowych,
c) Działania sekretariatu zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
d) Ustalanie harmonogramu pracy i zajęć Wójta oraz koordynowanie terminarzy spotkań, konferencji, narad itp.
11. Przyjmowanie, rozdzielanie i rejestrowanie korespondencji zewnętrznej wpływającej do Urzędu.
12. Przyjmowanie z referatów/stanowisk korespondencji przygotowanej do wysłania.
13. Gromadzenie dokumentacji w zakresie:
1. udostępniania informacji publicznej,
2. seminariów, konferencji, forum i szkoleń,
3. nawiązywania kontaktów, współdziałania gminy z innymi podmiotami,
4. użytkowania obcych środków transportowych.
14. Współdziałanie z różnymi jednostkami organizacyjnymi zajmującymi się promocją zdrowia.
15. Organizowanie obsługi oficjalnych wizyt, delegacji i innych ważnych spotkań,
a w szczególności:
a) Przygotowanie propozycji programu oraz upominków okolicznościowych,
b) Zorganizowanie noclegów i wyżywienia.
16. Prowadzenie ewidencji wyposażenia:
a) sekretariatu,
b) biura Wójta Gminy,
c) biura Sekretarza Gminy,
17. Przygotowywanie dyplomów, listów gratulacyjnych, podziękowań, życzeń okolicznościowych.
18. Wywieszanie flag z okazji świąt państwowych i wydarzeń okolicznościowych.
19. Prowadzenie dokumentacji w zakresie użytkowania obcych środków transportowych.
