Wyszukiwarka:
Jesteś w dziale:  Strona Główna » Informacje i prawo » Zarządzenia » Zarządzenia Wójta Gminy Przemęt - Kierownika jednostki » 2009 » Zarządzenie Nr 19/2009 Wójta Gminy Przemęt z dnia 19 czerwca 2009r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej zasad gospodarki kluczami w Urzędzie Gminy Przemęt

OP.0152-19/2009

Przemęt, 19 czerwiec 2009r.

Zarządzenie Nr 19/2009

Wójta Gminy Przemęt

z dnia 19 czerwca 2009r.

 

w sprawie: wprowadzenia instrukcji dotyczącej zasad gospodarki kluczami w Urzędzie Gminy Przemęt

 

Na podstawie art.33 ust.1 Ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U z 2001r. Nr 142, poz.1591 z późn.zm.) art. 36 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz.926 ze zm.), art. 18 ust. 1 Ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 ze zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

Wprowadzam do użytku służbowego instrukcję dotyczącą zasad gospodarki kluczami w Urzędzie Gminy Przemęt w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikowi ds. organizacyjnych.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik nr 1

 do Zarządzenia Nr 19/2009

Wójta Gminy Przemęt

z dnia  19 czerwca 2009 roku

 

Instrukcja

dotycząca zasad gospodarki kluczami

w Urzędzie Gminy Przemęt

 

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

 Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

  1. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Przemęcie,
  2. bezpośrednim przełożonym - należy przez to rozumieć:

a)      dla kierowników komórek organizacyjnych - Wójta Gminy Przemęt,

b)      dla pozostałych pracowników Urzędu - kierownika komórki organizacyjnej,

  1. pracownikach - należy przez to rozumieć pracowników Urzędu Gminy w Przemęcie,
  2. systemie alarmowym - należy przez to rozumieć system alarmowy zainstalowany w budynku.

§ 2

Instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników zatrudnionych na terenie urzędu.

 

§ 3

Budynek urzędu jest także siedzibą jednostek:

  1. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przemęcie,
  2. Gminnego Ośrodka Kultury w Przemęcie,
  3. Wojewódzkiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Poznaniu, Biuro Doradcy w Gminie Przemęt,
  4. ELEKTRO-WAT Spółka zo.o.,
  5. Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Przemęcie.

 

Rozdział II

Zabezpieczanie pomieszczeń i procedura postępowania z kluczami

§ 4

  1. Otwarcia budynku Urzędu w dniu roboczym dokonuje wyznaczony pracownik (sprzątaczka), na podstawie upoważnienia wydanego przez kierownika jednostki, nie wcześniej niż na 30 minut przed godziną rozpoczęcia pracy Urzędu.
  2. Pracownikowi, o którym mowa w ust.1 zostaną wydane klucze do budynku Urzędu oraz wszystkich pomieszczeń biurowych i administracyjnych, potrzebnych do wykonania czynności związanych ze sprzątaniem, za poświadczeniem w odpowiednim rejestrze.
  3. Do pomieszczeń, w których pracownicy wykonują swoją pracę są wydawane klucze danemu pracownikowi za poświadczeniem w rejestrze. W przypadku pracy kilku osób w jednym pomieszczeniu biurowym klucz zostaje wydany jednej wyznaczonej osobie, która poświadcza odbiór w rejestrze.
  4. Jednostkom mającym siedzibę w budynku Urzędu Gminy w Przemęcie, o których mowa w § 3, klucze do pomieszczeń administracyjnych, są wydawane na podstawie protokołu przekazania kluczy kierownikowi jednostki organizacyjnej.
  5. Na pracownikach dysponujących pobranymi kluczami spoczywa pełna odpowiedzialność za ich ochronę do momentu zdania kluczy.
  6. Zamknięcie dostępu zewnętrznego do budynku Urzędu po zakończeniu dnia pracy               i załączeniu systemu alarmowego w obiekcie należy do obowiązków wyznaczonego pracownika (sprzątaczki).
  7. Wzór rejestru, o którym mowa w ust. 2 i 3 - „Książka Ewidencji Kluczy" stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.
  8. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 4 stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.
  9. Osobą odpowiedzialną za wydawanie i nadzór nad  kluczami, prowadzenie „Książki Ewidencji Kluczy", a także przyjmowanie zdanych kluczy przez pracowników za poświadczeniem w rejestrze w związku z rozwiązaniem stosunku pracy lub planowaną dłuższą nieobecnością w pracy jest pracownik sekretariatu.

 

§ 5

 

  1. Pracownik, który pobrał klucz(e) do pomieszczenia(eń), przed uruchomieniem zamków sprawdza od strony wizualnej stan tych zamków, a także używanych plomb, (jeżeli takie są przewidziane).
  2. Po otwarciu pomieszczeń biurowych, jeszcze przed przystąpieniem do pracy, pracownicy sprawdzają stan zastosowanych zabezpieczeń sprzętu biurowego                   i komputerowego, a także składowanej w tych pomieszczeniach dokumentacji i innego wyposażenia.
  3. W przypadku stwierdzenia zmian lub naruszenia stanu zabezpieczeń, o których mowa w  ust.1 i 2, pracownik, który to stwierdził, natychmiast powiadamia o tym swojego bezpośredniego przełożonego i kierownika jednostki.
  4. Po zakończeniu dnia pracy, pracownicy Urzędu zobowiązani są do uporządkowania swoich stanowisk pracy, wykonania czynności zabezpieczających adekwatnych do zastosowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych.
  5. Klucze od biurek stanowiskowych, szaf biurowych oraz sejfów, kasetek metalowych są w posiadaniu pracowników, którzy ponoszą pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.

 

§ 6

  1. Duplikaty kluczy, będące kluczami zapasowymi do pomieszczeń Urzędu są przechowywane przez pracownika na stanowisku ds.organizacyjnych w szafce metalowej przyjmowane za pokwitowaniem i podlegają zabezpieczeniu przez odpowiedzialnego pracownika w sposób uniemożliwiający pobranie ich przez osobę nieuprawnioną.
  2. Wydanie kluczy zapasowych, o których mowa w ust.1 uprawnionym pracownikom do ich pobrania może odbywać się tylko w uzasadnionych sytuacjach oraz przypadkach awaryjnych za zgodą bezpośredniego przełożonego - za pokwitowaniem                          w odpowiednim rejestrze oraz sporządzeniu notatki służbowej na wskazaną okoliczność.
  3. Klucze zapasowe po ich wykorzystaniu należy niezwłocznie zwrócić do depozytu za poświadczeniem zwrotu w rejestrze.
  4. Wzór rejestru, o którym mowa w ust.3 - „Książka Ewidencji Kluczy Zapasowych" stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.

 

 

§ 7

Szczególnej ochronie dostępu podlegają klucze do pomieszczeń i szaf kancelarii tajnej. Sposób postępowania z kluczami i zabezpieczenia pomieszczenia zajmowanego na kancelarię tajną regulują odrębne przepisy.

 

 

§ 8

  1. Pomieszczenie archiwum podlega również szczególnej  ochronie i sprzątane jest wyłącznie w godzinach pracy Urzędu i w obecności pracownika odpowiedzialnego za archiwum.
  2. Komplet kluczy od pomieszczenia archiwum jest w posiadaniu pracownika, w zakresie obowiązków, którego jest prowadzenie archiwum zakładowego, ponoszącego odpowiedzialność za jego zabezpieczenie, natomiast drugi komplet przechowywany jest w zamkniętej, metalowej szafce z kluczami zapasowymi.

    

§ 9

Zabrania się:

  1. dorabiania kluczy do pomieszczeń i budynków Urzędu Gminy Przemęt bez zgody Wójta Gminy na piśmie,
  2. udostępniania kluczy osobom nieupoważnionym,
  3. pozostawiania kluczy bez dozoru.

 

§ 10

Prawo do otwierania wszystkich pomieszczeń służbowych posiadają:

  1. Wójt Gminy,
  2. Z-ca Wójta Gminy,
  3. Sekretarz Gminy,
  4. Pełnomocnik ds.Informacji Niejawnych.

 

§ 11

  1. Komplet kluczy wejściowych na teren budynku Urzędu są w posiadaniu następujących osób:

1)      Wójta Gminy,

2)      Z-cyWójta,

3)      Sekretarza Gminy,

4)      Kierownika USC,

5)      Z-ca kierownika USC,

6)      Sprzątaczki,

  1. Na komplet kluczy, o których mowa w ust.1 składają się klucze od:

1)      drzwi główne - 2 szt.,

2)      drzwi ewakuacyjne - 2 szt.,

3)      łącznika - 1 szt.,

4)      Skrzynki alarmowej - 2 szt.,

5)      sekretariatu.

Rozdział III

Postanowienia końcowe

§ 12

Wszelkie zmiany i uzupełnienia Instrukcji mogą odbywać się jedynie w trybie przewidzianym dla jego uchwalania.

 

pdf