Zarządzenie Nr 13/2008 Wójta Gminy Przemęt z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie: wyodrębnienia dochodów, wydatków, kosztów, majątku i funduszu.
Zarządzenie Nr 13/ 2008
Wójta Gminy Przemęt
z dnia 28 listopada 2008 r.
w sprawie: wyodrębnienia dochodów, wydatków, kosztów, majątku i funduszu oraz ustalenia procedur kontroli finansowej oraz podziału zadań, kompetencji i uprawnień w związku z przystąpieniem do realizacji projektu „Budowa kanalizacji sanitarnej z pompowniami w miejscowości Przemęt, gm. Przemęt" w związku z podpisaniem w Poznaniu Umowy Nr Z/2.30/I/1.2/212/04/U/12/08 w dniu 27.11.2008 o dofinansowanie Projektu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Priorytetu I - Rozbudowa i modernizacja infrastruktury służącej wzmacnianiu konkurencyjności regionów, Działanie 1.2 - Infrastruktura ochrony środowiska, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Na podstawie:
1. Art. 34, art. 38 ust. 3 rozporządzenia Rady ( WE ) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. dotyczącego zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych ustalającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych;
2. Rozporządzenia Komisji ( WE ) Nr 438/2001 z dni 2 marca 2001 r. ustalającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady ( WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. dotyczącego zarządzania i Systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych;
3. Art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( tekst jednolity Dz.U,.Nr 76, póz. 694 ze zmianami)
4. Art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach, publicznych. (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zmianami) w związku z przystąpieniem przez Gminę Przemęt do realizacji Projektu. pn: Budowa kanalizacji sanitarnej z pompowniami w miejscowości Przemęt, gm. Przemęt" którego koszty realizacji dofinansowane zostaną ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I -Rozbudowa i modernizacja infrastruktury służącej wzmacnianiu konkurencyjności regionów, Działanie 1.2 - Infrastruktura ochrony środowiska, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Zarządzam co następuje:
§ 1
Postanowienia ogólne
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o, należy przez to rozumieć:
1. Instytucji Pośredniczącej - Wojewodę Wielkopolskiego - Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi, Oddział Zarządzania Programami Regionalnymi Al. Niepodległości 16/18 61-713 Poznań.
2. Beneficjencie -Gminę Przemęt („Organ" ).
3. Jednostce organizacyjnej Gminy realizującej projekt - Urząd Gminy Przemęt.
4. Okresie realizacji projektu - rozpoczęcie 6 października 2004 roku , zakończenie rzeczowe 25 sierpnia 2005 roku i zakończenie finansowe 12 września 2005 roku,
5. Wydatkach kwalifikowanych - wydatki uznane za kwalifikowane, zgodnie z rozporządzeniem Komisji ( WE ) nr 448/2004 z dnia 10 marca 2004 r. zmieniające rozporządzenie Rady (WE) nr 1685/2000 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady ( WE ) nr 1260/1999 w sprawie kwalifikowania wydatków związanych z projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1145/2003 (Dz. U. WE L 072 z 11.03.2004 r.), zwanym dalej „rozporządzeniem nr 448/2004/WE, oraz zgodnie Uzupełnieniem Programu. W realizowanym przez Gminę Przemęt projekcie wydatki zostały podzielone na kwalifikowane i niekwalifikowane;
6. Kontroli dokumentów księgowych - kontrolę polegającą na sprawdzeniu i zbadania ich legalności, rzetelności, prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach.
1) kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, oraz czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu, widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami.
2) kontrola finansowo-rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera dane wynikające z ustawy o rachunkowości.
7. Fakturach VAT - Faktury służące do udokumentowania zakupu ( dostawy ) i rozliczeń z dostawcą. Dostawca będący podatnikiem podatku VAT ma obowiązek wystawienia na rzecz nabywcy fakturę VAT. Wzór faktury VAT wynika z wewnętrznych, przepisów podmiotów je wystawiających;
8. Fakturach korygujących VAT - Faktury, które służyć będą do korekty błędów w fakturze VAT . Jej wzór uzależniony jest od wewnętrznych przepisów dostawcy.
9. Nocie korygującej - zewnętrznej - dokument wystawiany w celu wstępnego sprostowania błędów wynikających z dokumentów - uprzednio już przejętych przez urząd w celu sprostowania błędu.
10. Polecenia księgowania - dokument wewnętrzny wystawiany przez pracownika Urzędu Gminy Przemęt dokonującego zapisów na kontach księgowych. Służyć będzie do księgowania sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów.
11. Dokumentach o równoważnej wartości dowodowej np.:
a. rachunek uproszczony - służy do udokumentowania zakupu u dostawcy nie będącego podatnikiem podatku VAT. Wzór rachunku uproszczonego wynikać będzie z wewnętrznych przepisów dostawcy.
b. Przyjęcie środka trwałego „ OT „ - służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Jest podstawą do przeksięgowania kosztów inwestycji na środki trwałe;
12. Pozostałej korespondencji dotyczącej realizowanego projektu - należy przez to rozumieć, sporządzane protokóły: przekazania, odbioru lub rozbieżności a także korespondencję pomiędzy wykonawcami w trakcie realizacji projektu.
13. Potwierdzaniu dowodów i dokumentów za zgodność z oryginałem - zgodnie z kartą wzorów podpisów ZPORR do stwierdzania zgodności kserokopii dokumentów z oryginałem.
§ 2
1. Beneficjentem dofinansowania jest Gmina Przemęt a jednostką realizującą projekt Urząd Gminy Przemęt.
2. Na poziomie „ Organu „ tj. Gminy Przemęt do celu obsługi projektu, służyć będzie podstawowy rachunek budżetu gminy 83 8669 0001 0042 0000 2000 0038, prowadzony w Banku Spółdzielczym we Wschowie, Oddział Przemęt.
§ 3
Za prawidłową realizacje Projektu zgodnie z podpisaną w dniu 27.11.2008 roku umową Nr Z/2.30/I/1.2/212/04/U/12/08 odpowiadać będą:
Wójt Gminy Przemęt - Dorota Gorzelniak
Urząd Gminy Przemęt
1. Wniosek aplikacyjny
2. Umowa o dofinansowanie
3. Dokumentacja procedury przetargowej
4. Umowy z wykonawcami
5. Wniosek o płatność
6. Pisma wychodzące
Z-ca Wójta Gminy Przemęt - Mariusz Silski
1. Dokumentacja procedury przetargowej
2. Protokoły odbioru
3. Pisma wychodzące
4. Stwierdzenie za zgodność kserokopii z orginałem
5. Sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym
6. Opis Faktur
Skarbnik Gminy - Dorota Reymann
1. Wniosek o płatność
2. Umowa o dofinansowanie
3. Kontrasygnata umów z wykonawcami
4. Sprawdzanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym
5. Stwierdzenie za zgodność kserokopii z orginałem
Z-ca Skarbnika Gminy Przemęt - Bożena Ćwiklińska
1. Wniosek o płatność
2. Umowa o dofinansowanie
3. Kontrasygnata umów z wykonawcami
4. Sprawdzanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym
5. Stwierdzenie za zgodność kserokopii z orginałem
6. Ewidencja dokumentów w systemie księgowym
7. Przechowywanie dokumentów
8. Przygotowywanie informacji dla celów sprawozdawczych
Inspektor Urzędu Gminy Przemęt - Eugeniusz Marach
1. Sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym
2. Opis faktur
3. Dokumentacja procedury przetargowej
4. Protokoły odbioru
Inspektor Urzędu Gminy Przemęt - Michał Skrzydlewski
1. Sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym
2. Opis faktur
3. Protokoły odbioru.
Podinspektor Urzędu Gminy Przemęt - Katarzyna Rosolska
1. Sprawdzanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym
Podinspektor Urzędu Gminy Przemęt - Daria Kamery
1. Ewidencja dokumentów w systemie księgowym
2. Przechowywanie dokumentów
3. Przygotowywanie informacji dla celów sprawozdawczych
Inspektor Urzędu Gminy Przemęt - Maja Flieger
1. Systematycznego monitorowania przebiegu realizacji projektu, oraz niezwłocznego informowania Wójta o zaistniałych nieprawidłowościach,
2. Pomiaru, wskaźników projektu, osiągniętych rezultatów rezultatów ich oddziaływania zgodnie ze „wskaźnikami monitoringowymi" zamieszczonymi we wniosku
3. Corocznego pomiaru, oddziaływania przez okres 5 lat od zakończenia realizacji projektu
4. Przygotowywania i przekazywania do instytucji pośredniczącej sprawozdań okresowych i rocznych oraz końcowego z realizacji Projektu
5. Przekazywania do instytucji Pośredniczącej wszelkich dokumentów dokumentów informacji związanych z realizacją Projektu, których Instytucja pośrednicząca zażąda w czasie obowiązywania umowy na realizację Projektu
6. Przygotowywanie wniosków o płatność.
§ 4
Obieg dokumentów
Ustalam następujący obieg dokumentów:
l. Wykonawca zadania składa faktury VAT i pozostałą korespondencję dotyczącą realizowanego zadania w Sekretariacie Urzędu Gminy Przemęt. Odcisk pieczęci wchodzącej na fakturach VAT należy przykładać na licu faktury w miejscu wolnym od jakichkolwiek zapisów, następnie przekazuje je Wójtowi w celu zapoznania się.
2. Pozostałą korespondencję w sprawach, dotyczących realizacji inwestycji pracownik Sekretariat Urzędu Gminy Przemęt przekazuje Wójtowi, który ją kieruje do osób odpowiedzialnych za realizację projektu wymienionego w zarządzeniu.
3. Faktury VAT, faktury korygujące lub noty korygujące, Wójt przekazuje Skarbnikowi Gminy, który sprawdza, czy przedłożone dokumenty spełniają wymogi określone w aktualnych przepisach prawa. Jeżeli Faktura VAT, nota korygująca:
a) nie zostały wystawione prawidłowo zostają; one zwrócone wykonawcy do poprawienia poprzez odesłanie z pismem wyjaśniającym przyczynę zwrotu, a fakt zwrotu w formie listu poleconego za dowodem doręczenia odnotowuje się w książce korespondencji wychodzącej;
b) jeżeli zostały wystawione poprawnie przekazywane są pracownikowi referatu BF w celu rejestracji.
4. Potwierdzanie prawidłowego wykonania prac stanowi merytoryczną odpowiedzialność za realizację inwestycji. Jeżeli prace nie zostały wykonane prawidłowo otrzymany dokument wraz z pismem wyjaśniającym należy odesłać wykonawcy pismem poleconym, za dowodem doręczenia, a fakt zwrotu w formie listu poleconego za dowodem doręczenia odnotowuje się w książce korespondencji wychodzącej. Opisane Faktury VAT lub Faktury korygujące przekazywane są odwrotnie pracownikowi referatu BF.
5 Pracownik referatu BF przykłada pieczęcie dekretujące zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów Urzędu Gminy Przemęt i dokonuje dekretu zdarzenia gospodarczego. Jeżeli nie wystarczy miejsca na przyłożenie pieczęci dekretującej dopuszcza się możliwość doklejenia czystej kartki, na której dokona się dekretu zdarzenia gospodarczego. Faktury VAT lub Faktury korygujące przekazywane są Wójtowi i Skarbnikowi celem zatwierdzenia do wypłaty. Podpis Wójta jest wyłażeniem zgody na przelew środków finansowych wykonawcy w kwocie wynikającej z faktury VAT lub Faktury Korygującej, natomiast podpis Skarbnika stwierdza posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku. Po dokonaniu zatwierdzenia do wypłaty pracownik referatu finansowego dokonuje przelewu na konto podane we fakturze VAT. Zapłacona Faktora VAT lub Faktora korygująca zostaje przekazania pracownikowi referatu Finansowego celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego i tutaj jest przechowywany dokument w oddzielnym zbiorze.
6. Inspektor Maja Fliegier przygotowuje wniosek o „ dokonanie płatności do Instytucji Pośredniczącej i w tym celu wykonuje czytelną kserokopie Faktury VAT lub Faktury Korygującej, wyciągu bankowego i stwierdza zgodność odpisu z oryginałem przez uprawnioną osobę. Wypełniony „wniosek o płatność„ zgodnie z ustaleniami określonymi w umowie o dofinansowanie Projektu przedkłada do podpisu Wójtowi. Wniosek o płatność wysyłany będzie w formie:
- nośnika elektronicznego i pisemnie,
- listownej ( list polecony za dowodem doręczenia),
lub
- zawieziony a na drugim egz. wniosku moment odbioru potwierdza pracownik Instytucji Pośredniczącej. Inspektor w/w na podstawie sporządzonego harmonogramu zestawienia wydatków w ramach Projektu składa harmonogram płatności końcowej.
7. Z-ca Wójta odpowiedzialny jest za kontakty z Instytucją Pośredniczącą w przypadku konieczności uzgodnienia wszelkich, rozbieżności w trakcie realizacji Projektu z zapisami wynikającymi w podpisanej umowie na realizację projektu na podstawie informacji od inspektora nadzoru i po uzgodnieniu z Wójtem.
8. Jeżeli korespondencja dotyczy innych spraw niż Faktury VAT, Faktury Korygujące lub noty korygujące Wójt kieruje sprawy do Kierownika referatu RI, który przygotowuje wyłącznie w formie pisemnej odpowiedź w danej sprawie. Po podpisaniu odpowiedzi przez Wójta dokumenty wysyłane są listem poleconym za dowodem doręczenia.
§ 5
Przechowywanie dokumentów
1. Urząd Gminy Przemęt przechowuje dokumenty związane z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2013 roku.
2. Terminy, o których mowa wyżej mogą ulec zmianie na wniosek Instytucji Pośredniczącej.
3. W kolejnych latach kalendarzowych dokumentację związaną z realizacją Projektu prowadzić będzie:
a. Referat Rozwoju Gminy teczki o nr :
- RI 3054 - 9/08 -harmonogramy płatności, wnioski o płatność, sprawozdania z realizacji projektu ,pozostałe dokumenty (np. wniosek aplikacyjny, wnioski o aneksy itp.)
- RI 341 - 15/04 dokumenty związane z udzieleniem zamówienia publicznego na realizację projektu
b. Referat Budżetowo Finansowy teczki o nr
- BF 3321/2005 - dokumenty księgowe,
c. Stanowisko Skarbnika Gminy teczka nr
- BF - 2222/ZPORR/2008 - umowy.
Teczki BF 3321/2005 i BF - 2222/ZPORR/2008 wpięto w jeden segregator z napisem „ Budowa kanalizacji sanitarnej z pompowniami w miejscowości Przemęt, gm. Przemęt".
4. Teczki, w których przechowywane będą dokumenty oznaczone będą zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5. Po umownym terminie zakończenia inwestycji dokumenty zostaną przekazane do archiwum Urzędu Gminy Przemęt.
§ 6
Kontrola
Beneficjent umożliwi Instytucji Zarządzającej Instytucji Pośredniczącej lub innemu podmiotowi upoważnionemu do kontroli, kontrolę w siedzibie Gminy Przemęt - budynku Urzędu Gminy Przemęt lub w miejscu realizacji projektu;
1. W celu zbadania czy Projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskiem, i czy założone rezultaty realizacji Projektu zostały osiągnięte.
2. Zapewni prawo wglądu do wszelkich dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych związanych z realizacją Projektu, przez cały okres ich przechowywania,
3. Udostępni dowody stosowania procedur dotyczących udzielenia zamówienia publicznego, regulamin komisji przetargowej, treść ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
4. Poinformuje Instytucję Pośredniczącą o wynikach kontroli przez Prezesa Urzędu zamówień Publicznych
§ 7
Finanse
1. Środki finansowe na realizacje projektu przekazane będą przez Instytucje Pośrednicząca w formie refundacji poniesionych wydatków kwalifikowanych w postaci płatności końcowej.
2. Przekazanie środków w formie refundacji poniesionych wydatków nastąpi w terminie do 2 miesięcy od dnia złożenia przez Gminę Przemęt do Instytucji Pośredniczącej spełnionego wymogami formalnymi wniosku o płatność, zwanego dalej „Wnioskiem o płatność". Warunkiem przekazania środków będzie dostępność środków budżetowych.
3. Okresem obrachunkowym: jest 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego,
4. W celu prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych ewidencję księgową realizowanego Projektu prowadzić będzie:
a) na szczeblu Gminy - „ Organu „ podinspektor Daria Kamery
b) na szczeblu jednostki organizacyjnej realizującej projekt -Urzędu Gminy Przemęt Zastępca Skarbnika Bożena Ćwiklińska w systemie elektronicznym FKB
6. System ewidencji księgowej FKB w Urzędzie Gminy Przemęt umożliwi wyodrębnienie z systemu księgowego odpowiednich kont syntetycznych i analitycznych (księga pomocnicza) dla realizacji projektu,
7. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są takie same jak dla Urzędu Gminy Przemęt. Konta syntetyczne ( symbole i nazwy ) wynikają z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku ze zmianami.
8. Do dokonywania ewidencji zdarzeń gospodarczych w trakcie realizacji projektu służą konta księgowe dla: Budżetu Gminy Przemęt Organu:
„133 - Rachunek podstawowy budżetu gminy",
„ 902 - Wydatki budżetu ",
„ 901" - Dochody budżetu"
,,907 - Dochody z funduszy pomocowych",
"967 - Fundusze pomocowe".
Konta dla jednostki Urząd Gminy Przemęt
„080 - Inwestycje (środki trwałe w budowie) ewidencja dla zadania Budowa kanalizacji sanitarnej z pompowniami w miejscowości Przemęt, gm. Przemęt",
„ 130 - Rachunek bieżący jednostki budżetowej " zgodnie z klasyfikacją budżetową i wyszczególnieniem zadania
Pozostałe konta i ich funkcjonowanie ( 201, 011, 800, 810, 860) zgodnie z obowiązującymi planami kont dla budżetu i jednostki.
9. Podstawą zaewidencjonowania zdarzeń gospodarczych będą m. in: następujące dokumenty: Faktura VAT, Faktura korygująca VAT, wyciąg bankowe, polecenie księgowania oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej,
10. Zgodnie z przepisami o sprawozdawczości budżetowej będą sporządzane sprawozdania budżetowe dotyczące środków na finansowanie projektu.
11. Gmina zobowiązana jest pokryć ze środków własnych wszelkie wydatki związane z realizacją projektu. Płatność dokonywana jest bezpośrednio z podstawowego rachunku budżetu gminy w kwocie koniecznej do zapłaty wynikającej systemie dowodów stanowiących podstawę do zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego w terminie umożliwiającym terminowe dokonanie zapłaty wykonawcy przelewem w formie ręcznej lub elektronicznej.
12. Dochody i wydatki związane z realizacją projektu stosownie do obowiązujących przepisów w zakresie klasyfikacji budżetowej podlegają wyodrębnieniu, w następujący sposób:
a) dochody :
- których źródłem, są środki z funduszy strukturalnych , Funduszu Spójności oraz z Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej, także te otrzymane jako refundacja wydatków wcześniej poniesionych, należy klasyfikować do § 629 i jako czwartą cyfrę dodać cyfrę 8 ( §6298);
- których źródłem, są środki z budżetu państwa lub inne przekazywane jednostkom jako współfinansowanie programów z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz Funduszu. Orientacji i Gwarancji Rolnej należy sklasyfikować do właściwego paragrafu, dochodów tj. § 633, i jako czwartą cyfrę dodać cyfrę 9 ( np. § 6339 ) .
- dochody własne JST są sklasyfikowane do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, wówczas jako czwartą cyfrę klasyfikacji wpisuje się zero.
b) wydatki i koszty:
- ponoszone w trakcie realizacji zadania należy klasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej tj § 6050 z wyszczególnieniem realizowanego zadania
13. Gmina sfinansuje realizację projektu, ze środków własnych ( znajdujących się na rachunku budżetu - 133 ), które będą Gminie refundowane w wysokości wynikającej z umowy,
14. Realizacja Projektu jest ujęta w budżecie gminy w latach realizacji tj. 2004 i 2005 rok. Zadanie jest ujęte w planie finansowym Urzędu Gminy Przemęt.
17. Zdarzenia gospodarcze będą ewidencjonowane w sposób określony w załączniku nr 1 i 2 do Zarządzenia Nr 17 Wójta Gminy Przemęt z dnia 5 sierpnia 2005 r. w sprawie: przepisów wewnętrznych regulujących gospodarke finansową w Urzędzie Gminy Przemęt.
§ 8
1. Karta wzorów podpisów stanowi załącznik Nr 1.
2. Karta wzorów pieczęci stanowi załącznik Nr 2.
3. Instrukcja opisu faktury stanowi załącznik Nr 3.
§ 9
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik nr 2
Do Zarządzenia nr 13/2008
Wójta Gminy Przemęt
z dnia 28.11.2008 r.
Karta wzorów pieczęci
Załącznik nr 3
Do Zarządzenia nr 13/2008
Wójta Gminy Przemęt
z dnia 28.11.2008 r.
Instrukcja opisu faktury
1. Faktura zawiera szczegółowy opis obejmujące dane na temat:
- tytułu projektu
- nr projektu
- nr umowy o dofinansowanie projektu w ramach ZPORR
- kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie projektu
- jeżeli z faktury nie wynika jaki został wykonany zakres robót należy w opisie go wyszczególnić
- wskazane daty oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych ( dekretacja) podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
2. Na każdej fakturze powinien znaleźć się dekret księgowy ( poz. oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych ), oraz oświadczenie, że zamówienie zostało udzielone i zrealizowane zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień publicznych (Dz. U nr 19 z dnia 09.02.2004 poz 177 z późn. zm.), z podaniem odpowiedniego przepisu.
3. Każdy dokument załączony do wniosku o płatność powinien być:
- zatwierdzony pod wzg. merytorycznym
- zatwierdzony pod wzg. formalno rachunkowym
- zatwierdzony do wypłaty - asygnata (w przypadku jednostek prowadzących księgowość budżetową zatwierdzeniem odpowiedniej klasyfikacji budżetowej)
- potwierdzony za zgodność z oryginałem ( każda strona dokumentu)
4. Wszystkie podpisy powinny być pieczątką imienną i datą
Do każdej faktury powinien być podpięty oryginał przelewu / wyciągu bankowego potwierdzającego dokonanie zapłaty na rzecz wystawcy faktury oraz protokół odbioru wykonanych robót. Należy pamiętać, że do wniosku o płatność należy załączyć wszystkie nie wspomniane dotychczas załączniki wymagane w § 5 umowy o dofinansowanie Projektu np. kopie wyciągów bankowych za okres odpowiadający składanemu wnioskowi o płatność.
Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 13/2008
Wójta Gminy Przemęt
z dnia 28.11.2008 r
Karta Wzorów Podpisów
Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego
|
L.p. |
Imię i nazwisko |
Funkcja w Urzędzie/Instytucji |
Dokumenty |
Wzór podpisu |
Wzór parafy |
|
1. |
Dorota Gorzelniak |
Wójt Gminy Przemęt |
1. Wniosek aplikacyjny 2. Umowa o dofinansowanie 3. Umowy z wykonawcami 4. Dokumentacja procedury przetargowej 5. Protokoły odbioru 6. Wniosek o płatność 7. Pisma wychodzące |
|
|
|
2. |
Mariusz Silski |
Za-ca Wójta Gminy |
1. Dokumentacja procedury przetargowej 2. protokoły odbioru 3. pisma wychodzące 4. stwierdzenie za zgodność kserokopii z oryginałem 5. sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym |
|
|
|
4. |
Dorota Reymann |
Skarbnik Gminy |
1. Wniosek o płatność 2. Umowa o dofinansowanie 3. Kontrasygnata umów z wykonawcami 4. Sprawdzanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym 5. stwierdzenie za zgodność kserokopii z oryginałem |
|
|
|
|
Bożena Ćwiklińska |
Za-ca Skarbnika Gminy |
1. Wniosek o płatność 2. Umowa o dofinansowanie 3. Kontrasygnata umów z wykonawcami 4. Sprawdzanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym 5. stwierdzenie za zgodność kserokopii z oryginałem |
|
|
|
5. |
Eugeniusz Marach |
Inspektor Urzędu Gminy Przemęt |
1. Sprawdzenie faktur pod względem merytorycznym 2. Opis faktur 3. Dokumentacja procedury przetargowej 4. Protokoły odbioru |
|
|
|
6. |
Michał Skrzydlewski |
Inspektor Urzędu Gminy Przemęt |
1. Sprawdzenie faktur pod względem merytorycznym 2. Opis faktur 3. protokoły odbioru |
|
|
|
|
Katarzyna Rosolska |
Podinspektor Urzędu Gminy Przemęt |
1. sprawdzanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym |
|
|
