OP-0152/16/2008
Zarządzenie Nr 16/2008
Wójta Gminy Przemęt
z dnia 30. 12. 2008 r.
W sprawie: wyodrębnienia dochodów, wydatków, kosztów, majątku i funduszu oraz ustalenia procedur kontroli finansowej oraz podziału zadań, kompetencji i uprawnień w związku z przystąpieniem do realizacji projektu „Żyjmy zdrowo - Razem - Integracja społeczna, profilaktyka zdrowotna oraz promocja zdrowego stylu życia wśród dzieci w wieku przedszkolnym" w związku pismem BPZ/RO/6147/08 z Biura do Spraw Zagranicznych Programów Pomocy w Ochronie Zdrowia z Warszawy w sprawie przyznania dofinansowania dla Projektu PL0353 „Żyjmy zdrowo - Razem -Integracja społeczna, profilaktyka zdrowotna oraz promocja zdrowego stylu życia wśród dzieci w wieku przedszkolnym" złożonego przez Gminę Przemęt do priorytetu 2.5 „Opieka zdrowotna i opieka nad dzieckiem: w ramach Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego
Na podstawie:
1. Art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( tekst jednolity Dz.U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 ze zmianami)
2. Art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach, publicznych. (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zmianami)
3. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142,poz.1020 z póź. zm.)
4. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z póź.zm).
Zarządzam co następuje:
§ 1
Postanowienia ogólne
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o, należy przez to rozumieć:
1.Instytucji Pośredniczącej - Ministra Zdrowia Instytucji Wspomagającej- Biuro do Spraw Zagranicznych Programów Pomocy w Ochronie Zdrowia
2. Beneficjencie -Gminę Przemęt („Organ" ).
3. Jednostce organizacyjnej Gminy realizującej projekt - Urząd Gminy Przemęt.
4. Okres realizacji projektu - wynosi 28 miesięcy - do dnia 30 kwietnia 2011 roku ,
5. Kosztach (wydatkach) kwalifikowalnych - kwalifikowalność kosztów rozpoczyna się 11 listopada 2008 roku a kończy 30 kwietnia 2011 roku z uwzględnieniem Szczegółowych warunków dotyczących kwalifikalności wydatków z dnia 24 maja 2006 roku.
W realizowanym przez Gminę Przemęt projekcie koszty(wydatki) zostały podzielone na kwalifikowalne i niekwalifikowalne;
6. Kontroli dokumentów księgowych - kontrolę polegającą na sprawdzeniu i zbadania ich legalności, rzetelności, prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach.
1) kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, oraz czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu, widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami.
2) kontrola finansowo-rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera dane wynikające z ustawy o rachunkowości.
7. Fakturach VAT - Faktury służące do udokumentowania zakupu ( dostawy ) i rozliczeń z dostawcą. Dostawca będący podatnikiem podatku VAT ma obowiązek wystawienia na rzecz nabywcy fakturę VAT. Wzór faktury VAT wynika z wewnętrznych, przepisów podmiotów je wystawiających;
8. Fakturach korygujących VAT - Faktury, które służyć będą do korekty błędów w fakturze VAT . Jej wzór uzależniony jest od wewnętrznych przepisów dostawcy
9. Rachunkach - Rachunki służą do udokumentowania zakupu u dostawcy nie będącego podatnikiem podatku VAT. Wzór rachunku wynikać będzie z wewnętrznych przepisów dostawcy.
10. Notach korygujących - dokumenty wystawiane w celu wstępnego sprostowania błędnej treści na Fakturach bądź Rachunkach - uprzednio już przejętych przez Urząd .
11. Poleceniu księgowania - dokument wewnętrzny wystawiany przez pracownika Urzędu Gminy Przemęt dokonującego zapisów na kontach księgowych. Służyć będzie do księgowania sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów.
12. Przyjęcie środka trwałego „OT" - służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania.
13. Przyjęcie wyposażenia „OW" - służy do przyjęcia na stan i do użytkowania pozostałych środków trwałych stanowiących wyposażenie.
14. Pozostałej korespondencji dotyczącej realizowanego projektu - należy przez to rozumieć, sporządzane protokóły: przekazania, odbioru lub rozbieżności a także korespondencję pomiędzy wykonawcami w trakcie realizacji projektu.
§ 2
1. Beneficjentem dofinansowania jest Gmina Przemęt a jednostką realizującą projekt Urząd Gminy Przemęt.
2. Na poziomie „Organu" tj. Gminy Przemęt i jednostki realizującej Urzędu Gminy Przemęt do celu obsługi projektu, służyć będzie rachunek bankowy „Żyjmy zdrowo razem" 48 8669 0001 2004 0042 0000 0004 oraz podstawowy rachunek budżetu gminy 83 8669 0001 0042 0000 2000 0038 prowadzone w Banku Spółdzielczym we Wschowie, Oddział Przemęt.
§ 3
Za prawidłową realizację Projektu odpowiedzialne są następujące osoby:
Wójt Gminy Przemęt - Dorota Gorzelniak
Urząd Gminy Przemęt
1. Wniosek aplikacyjny
2. Umowa o dofinansowanie
3. Dokumentacja procedury przetargowej
4. Umowy z wykonawcami
5. Wniosek o płatność
6. Plan Wdrażania Projektu
7. Sprawozdania kwartalne, roczne i końcowe
8. Pisma wychodzące
Z-ca Wójta Gminy Przemęt - Mariusz Silski - koordynator projektu
1. Przygotowanie i aktualizacja Planu Wdrażania Projektu
2. Dokumentacja procedury przetargowej
3. Protokoły odbioru
4. Pisma wychodzące
5. Stwierdzenie za zgodność kserokopii z orginałem
6. Sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym
7. Opis Faktur
Skarbnik Gminy - Dorota Reymann
1. Wniosek o płatność
2. Umowa o dofinansowanie
3. Kontrasygnata umów z wykonawcami
4. Sprawdzanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym
5. Stwierdzenie za zgodność kserokopii z orginałem
Z-ca Skarbnika Gminy Przemęt - Bożena Ćwiklińska
1. Wniosek o płatność
2. Umowa o dofinansowanie
3. Kontrasygnata umów z wykonawcami
4. Sprawdzanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym
5. Stwierdzenie za zgodność kserokopii z orginałem
6. Ewidencja dokumentów w systemie księgowym
7. Przechowywanie dokumentów
8. Przygotowywanie informacji dla celów sprawozdawczych
Podinspektor Urzędu Gminy Przemęt - Katarzyna Rosolska
1. Sprawdzanie faktur pod względem formalnym i rachunkowym
Podinspektor Urzędu Gminy Przemęt - Daria Kamerys
1. Ewidencja dokumentów w systemie księgowym
2. Przechowywanie dokumentów
3. Przygotowywanie informacji dla celów sprawozdawczych
Inspektor Urzędu Gminy Przemęt - Maja Flieger - z-ca koordynatora projektu
1. Przgotowanie i aktualizacja Planu Wdrażania Projektu
2. Przygotowanie wniosku o płatność
3. Systematycznego monitorowania przebiegu realizacji projektu
4. Pomiaru, wskaźników rezultatów projektu
5. Przygotowywania i przekazywania do Instytucji Wspomagającej sprawozdań kwartalnych i rocznych oraz końcowego z realizacji Projektu
6.Przekazywania do Instytucji Wspomagającej wszelkich dokumentów, informacji związanych z realizacją Projektu, których Instytucja Wspomagająca zażąda w czasie obowiązywania umowy na realizację Projektu
7. Protokoły odbioru
8. Sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym i opis faktur
9. Stwierdzenie faktur za zgodność kserokopii z oryginałem
§ 4
Obieg dokumentów
Ustalam następujący obieg dokumentów:
l. Wykonawca zadania składa faktury VAT, rachunki i pozostałą korespondencję dotyczącą realizowanego zadania w Sekretariacie Urzędu Gminy Przemęt. Odcisk pieczęci wchodzącej na fakturach VAT i rachunkach należy przykładać na licu w miejscu wolnym od jakichkolwiek zapisów, następnie przekazuje się je Wójtowi w celu zapoznania się.
2. Pozostałą korespondencję w sprawach, dotyczących realizacji inwestycji pracownik Sekretariat Urzędu Gminy Przemęt przekazuje Wójtowi, który ją kieruje do osób odpowiedzialnych za realizację projektu wymienionego w zarządzeniu.
3. Faktury VAT, rachunki, faktury korygujące lub noty korygujące Wójt przekazuje Skarbnikowi Gminy, który sprawdza, czy przedłożone dokumenty spełniają wymogi określone w aktualnych przepisach prawa i przekazuje je pracownikowi referatu BF w celu rejestracji.
4. Potwierdzaniem prawidłowego wykonania prac jest opis merytoryczny, który stanowi odpowiedzialność za realizację projektu. Opisane faktury VAT, rachunki lub faktury korygujące przekazywane są odwrotnie pracownikowi referatu BF.
5. Pracownik Referatu BF przykłada pieczęcie dekretujące zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów Urzędu Gminy Przemęt i dokonuje dekretu zdarzenia gospodarczego. Jeżeli nie wystarczy miejsca na przyłożenie pieczęci dekretującej dopuszcza się możliwość doklejenia czystej kartki, na której dokona się dekretu zdarzenia gospodarczego. Faktury VAT, rachunki lub faktury korygujące przekazywane są Wójtowi i Skarbnikowi celem zatwierdzenia do wypłaty. Podpis Wójta jest wyrażeniem zgody na przelew środków finansowych wykonawcy w kwocie wynikającej z faktury VAT lub rachunku, natomiast podpis Skarbnika stwierdza posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku. Po dokonaniu zatwierdzenia do wypłaty pracownik referatu finansowego dokonuje przelewu na konto podane we fakturze VAT czy rachunku. Zapłacona faktora VAT lub rachunek zostaje przekazania pracownikowi referatu Finansowego celem zaewidencjonowania zdarzenia gospodarczego i tutaj jest przechowywany dokument w oddzielnym zbiorze.
6. Inspektor Maja Fliegier - z-ca koordynatora projektu przygotowuje wniosek o płatność i w tym celu wykonuje czytelną kserokopie faktury VAT lub rachunku, wyciągu bankowego, przelewu i stwierdza zgodność odpisu z oryginałem przez uprawnioną osobę. Wypełniony „wniosek o płatność„ zgodnie z ustaleniami określonymi w umowie o dofinansowanie Projektu przedkłada do podpisu Wójtowi i Skarbnikowi. Wniosek o płatność wysyłany będzie w formie:
- nośnika elektronicznego i pisemnie,
- listownej ( list polecony za dowodem doręczenia),
lub
- zawieziony
a na drugim egz. wniosku moment odbioru potwierdza pracownik Instytucji Wspomagającej.
7. Inspektor Maja Fliegier - z-ca koordynatora projektu odpowiedzialna jest za kontakty z Instytucją Wspomagającą w przypadku konieczności uzgodnienia wszelkich, rozbieżności w trakcie realizacji Projektu z zapisami wynikającymi w podpisanej umowie na realizację projektu i po uzgodnieniu z Wójtem.
§ 5
Przechowywanie dokumentów
1. Urząd Gminy Przemęt przechowuje dokumenty związane z realizacją Projektu przez okres 10 lat po zakończeniu realizacji Projektu tj. do 30.04.2021 roku
2. Terminy, o których mowa wyżej mogą ulec zmianie na wniosek Instytucji Pośredniczącej.
3. W kolejnych latach kalendarzowych dokumentację związaną z realizacją Projektu prowadzić będzie:
a. Referat Rozwoju Gminy teczki o nr :
- RI 3054 - 4/07 wnioski o płatność, sprawozdania z realizacji projektu, pozostałe dokumenty (np. wniosek aplikacyjny, wnioski o aneksy itp.)
- RI 341- /09, RI 341- /10 dokumenty związane z udzieleniem zamówienia publicznego na realizację projektu
b. Referat Budżetowo Finansowy segregatory o nr
- BF 3321/PL0353 Żyjmy zdrowo-Razem/2008 - 2011 dokumenty księgowe, wydruki z ewidencji księgowej, przelewy, wyciągi bankowe i inne dokumenty dotyczące projektu.
Teczki
- BF - 2222/ PL0353 „Żyjmy zdrowo-Razem" /2008 - 2011 umowy.
- BF - 0152/ PL0353 „Żyjmy zdrowo-Razem" /2008 - 2011 polityka rachunkowości
4. Teczki, w których przechowywane będą w/w dokumenty zostaną wpięte do segregatorów z dokumentami księgowymi Żyjmy Zdrowo-Razem.
5. Po umownym terminie zakończenia inwestycji dokumenty zostaną przekazane do archiwum Urzędu Gminy Przemęt.
§ 6
Kontrola
Beneficjent umożliwi Instytucji Wspomagającej lub innemu podmiotowi upoważnionemu do kontroli, kontrolę w siedzibie Gminy Przemęt - budynku Urzędu Gminy Przemęt lub w miejscu realizacji projektu;
1. W celu zbadania czy Projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskiem i czy założone rezultaty realizacji Projektu zostały osiągnięte.
2. Zapewni prawo wglądu do wszelkich dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych związanych z realizacją Projektu, przez cały okres ich przechowywania,
3. Udostępni dowody stosowania procedur dotyczących udzielenia zamówienia publicznego, regulamin komisji przetargowej, treść ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
4. Poinformuje Instytucję Wspomagającą o wynikach kontroli przez Prezesa Urzędu zamówień Publicznych
§ 7
Finanse
1. Środki finansowe na realizacje projektu przekazane będą przez Instytucję Wspomagającą w formie refundacji poniesionych wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu, w postaci płatności kwartalnej i końcowej.
2. Poziom dofinansowania stanowi 85 % całkowitego kosztu kwalifikowalnego, pozostałe
15 % zapewni Gmina Przemęt.
3. Przekazywanie środków następować będzie po złożeniu przez Gminę Przemęt do Instytucji Wspomagającej spełnionego wymogami formalnymi wniosku o płatność w ujęciu kwartalnym terminie do końca 2011 roku.
4. Rok kalendarzowy jest jednocześnie okresem obrachunkowym czyli trwa od
1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego,
5. W celu prawidłowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych ewidencję księgową realizowanego Projektu prowadzić będzie:
a) na szczeblu Gminy - „ Organu „ podinspektor Daria Kamery
b) na szczeblu jednostki organizacyjnej realizującej projekt -Urzędu Gminy Przemęt Zastępca Skarbnika Bożena Ćwiklińska w systemie elektronicznym FKB
6. System ewidencji księgowej FKB w Urzędzie Gminy Przemęt umożliwi wyodrębnienie z systemu księgowego odpowiednich kont syntetycznych i analitycznych (księga pomocnicza) dla realizacji projektu,
7. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są takie same jak dla Urzędu Gminy Przemęt. Konta syntetyczne ( symbole i nazwy ) wynikają z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku ze zmianami.
8. Do dokonywania ewidencji zdarzeń gospodarczych w trakcie realizacji projektu służą konta księgowe dla: Budżetu Gminy Przemęt Organu:
„137" - Rachunek środków funduszy pomocowych
„907" - Dochody z funduszy pomocowych
"223" - Rozliczenie wydatków budżetowych
„133" - Rachunek podstawowy budżetu gminy",
„ 902" - Wydatki budżetu ",
„ 901" - Dochody budżetu"
"960 " - Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu
„961" - Niedobór lub nadwyżka budżetu
Konta dla jednostki Urząd Gminy Przemęt
"201" - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
„40..."- Konta zespołu 4 służą do ewidencji kosztów prostych wg rodzaju, zgodnie z klasyfikacją budżetową i wyszczególnieniem zadania
„130" - Rachunek bieżący jednostki budżetowej " zgodnie z klasyfikacją budżetową i wyszczególnieniem zadania
„011" - Środki trwałe
„013" - Pozostałe środki trwałe
„071" - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
„072" - Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
„080" - Inwestycje ( Środki trwałe w budowie
„800" - Fundusz jednostki
„810" - Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje
„860" - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy
9. Podstawą zaewidencjonowania zdarzeń gospodarczych będą m. in: następujące dokumenty: Faktura VAT, Faktura korygująca VAT, Rachunek, wyciągi bankowe, polecenie księgowania oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej,
10. Zgodnie z przepisami o sprawozdawczości budżetowej będą sporządzane sprawozdania budżetowe dotyczące środków na finansowanie projektu.
11. Dochody i wydatki związane z realizacją projektu stosownie do obowiązujących przepisów w zakresie klasyfikacji budżetowej podlegają wyodrębnieniu, w następujący sposób:
a) dochody :
- których źródłem, są środki z Norweskiego Mechanizmu Finansowego stanowiące dochód budżetu państwa otrzymane jako refundacja wcześniej poniesionych wydatków, należy klasyfikować do § 203, § 633 i jako czwartą cyfrę dodać cyfrę 5 ( §2035, §6335);
- dochody własne JST są sklasyfikowane do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, wówczas jako czwartą cyfrę klasyfikacji wpisuje się zero.
b) wydatki i koszty:
- ponoszone w trakcie realizacji zadania należy klasyfikować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej z czwartą cyfrę 5 dla wydatków finansowanych ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego (85% kosztów projektów) i czwartą cyfrą 6 dla wydatków finansowanych ze środków Gminy Przemęt (15% kosztów projektu)
13. Gmina sfinansuje realizację projektu, ze środków własnych ( znajdujących się na rachunku budżetu - 133 ), które będą Gminie refundowane w wysokości wynikającej z umowy.
§ 8
1. Instrukcja opisu faktury stanowi załącznik Nr 1.
§ 9
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Przygotowała:
Bożena Ćwiklińska
Załącznik nr 1
Do Zarządzenia nr 16/2008
Wójta Gminy Przemęt
z dnia 30.12.2008 r.
Instrukcja opisu faktury
Na odwrocie faktury należy umieścić:
1. tekst:
„Dotyczy projektu realizowanego przy dofinansowaniu ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego w ramach Umowy Finansowej nr11/PL0353/07/NMF/MFEOG/2009
Tytuł projektu: „Zyjmy zdrowo - Razem - Integracja społeczna, profilaktyka zdrowotna oraz promocja zdrowego stylu życia wśród dzieci w wieku przedszkolnym
Numer działania zgodnie z Planem Wdrażania Projektu 3
Kwota wydatków kwalifikowalnych ........................................................
Okres rozliczeniowy (spośród okresów określonych w Planie Wdrażania Projektu) .................."
2. opis mówiący za co jest faktura i potwierdzenie wykonania usługi, dostawy itd. zgodnie z umową/zleceniem Nr .......... z dnia ............... .
3. opis procedury wyboru wykonawcy.
4. zatwierdzenie na pieczęci: - merytoryczne,
- formalne i rachunkowe (określenie źródeł finansowania, udziału % i kwot),
- wartość faktury liczbowo i słownie
- klasyfikacja budżetowa (dział, rozdział, paragraf)
- zatwierdzenie kwoty przez Głównego Księgowego i Dyrektora jednostki
4 Do fatury, zatwierdzonej jak wyżej, należy dołączyć zatwierdzone/poświadczone przez Głównego Księgowego oraz potwierdzone za zgodność z oryginałem (wraz z datą) przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta kopie:
1. umowy/zlecenia dostawy, usługi,
2. potwierdzenia odbioru dostawy, usługi np.
§ protokół odbioru podpisany przez wykonawcę oraz upoważnioną do tych czynności osobę z instytucji beneficjenta lub inny dokument potwierdzający odbiór usług, dostaw itp.,
§ lista osób przeszkolonych z podpisami tych osób,
§ listy płac,
§ harmonogram pracy/karty czasu pracy przedstawiające zaangażowanie pracownika na rzecz projektu,
3. przelewu, KW,
wyciągu bankowego potwierdzającego dokonanie płatności.